Wieso Tags? – Funktionspostfächer!
Tags (Kategorien) eignen sich besonders für Funktionspostfächer mit mehreren Nutzern. Wenn mehrere Personen einen E-Mail-Eingang bearbeiten, fällt es manchmal schwer, den Überblick zu behalten.
Hat A jetzt schon eine Antwort geschrieben, oder steht das noch aus?
Mit Tags können Sie eine Mail kennzeichnen, damit der Posteingang für Sie und Ihre Kollegen übersichtlicher wird.
Natürlich sind Tags auch für das Persönliche sinnvoll.
Beachten Sie:
Tags bzw. Kategorien müssen für jedes Postfach einzeln festgelegt werden. Alle Nutzer eines Funktionspostfaches nutzen dieselben Tags.
Andere Postfächer oder persönliche Postfächer haben separate Einstellungen.
Es ist sinnvoll, wenn Sie bei all Ihren Postfächern die gleichen oder sehr ähnliche Tags erstellen!
Hier ein Beispiel:
Die unteren 3 Mails wurden schon bearbeitet. Obwohl die 2. von oben schon gelesen wurde, wurde Sie noch nicht bearbeitet.
Tags setzen und verwalten
Um einen Tag zu setzen, machen Sie einen Linksklick auf eine E-Mail -> Kategorien und wählen die gewünschte aus. Sie können einer E-Mail auch mehrere Tags zuweisen.
Möchten Sie die Tags bearbeiten, Linksklick -> Kategorien -> Alle Kategorien…
Hier können Sie Tags bearbeiten, löschen oder Neue hinzufügen.
Beachten Sie: Bearbeiten Sie die Tags eines Funktionspostfaches, das Sie mit Kollegen teilen, wird die Änderung für alle wirksam.
Tags sind nicht postfachübergreifend
Wenn Sie Tags nutzen, versuchen Sie übergreifend einheitliche Formate zu verwenden.
Hier im Beispiel sehen Sie das persönliche Postfach. Die Tags sind im Vergleich zum Funktionspostfach noch anders benannt und haben unterschiedliche Farben.
Für eine bessere Übersicht sollte das angepasst werden!
