Beachten Sie:
Um die Funktion zu nutzen, stellen Sie sicher, dass MS-Teams auf dem neusten Stand ist und die “Neuen Besprechungserfahrung” in Ihren Einstellungen aktiviert ist.
(Einstellungen -> Allgemein -> Neue Besprechungserfahrung aktivieren)
Mit der Funktion Gruppenräume haben Sie als Organisator einer Besprechung die Möglichkeit, die Teilnehmer in kleinere Gruppen aufzuteilen.
Als Organisator können Sie einfach zwischen den Gruppen hin- und herspringen, Ankündigungen an alle Räume versenden und alle zum Hauptmeeting zurückholen.
Gruppenraum aus Sicht des Organisators:
Gruppenräume erstellen
Als Organisator klicken Sie während einer Besprechung auf das Symbol “Gruppenräume”.
Entscheiden Sie, wie viele Räume Sie erstellt möchten und ob die Teilnehmer automatisch oder manuell zugewiesen werden.
Die Räume wurden erstellt.
Starten Sie die Gruppenräume über den Button “Räume starten” oder ändern Sie z.B. noch den Raumnamen über “weitere Optionen”.
Sie können auch die Zuweisung von einzelnen Teilnehmern ändern, über die gesamte Zeit.
Nach dem Start werden die Teilnehmer automatisch in die ihnen zugewiesenen Räume gezogen.
Zwischen Gruppenräumen wechseln
Wenn die Räume geöffnet sind, können Sie ganz bequem über “Raum betreten” zwischen den einzelnen Gruppen wechseln.
Eine Ankündigung an alle Räume senden
Erreichen Sie alle Gruppenräume gleichzeitig mit einer Ankündigung.
Z.B.: Die restliche Arbeitszeit beträgt 5 Minuten, bereiten Sie sich auf die Präsentation vor!
Klicken Sie auf “weitere Optionen” -> “eine Ankündigung machen”
Alle Teilnehmer erhalten dann im Chatfenster Ihre Nachricht.
Aus sicht eines Teilnehmers
Von der Planung bekommt der Teilnehmer nichts mit, es erscheint auch kein Button für die Erstellung.
Die Teilnehmer bekommen einen Countdown von 10 Sekunden und werden dann automatisch verschoben.
Im Gruppenraum ist alles wie gewohnt.
Chat und Funktionen sind auf den Raum beschränkt, sodass jede Gruppe unter sich ist, lediglich die Nachrichten des Organisators werden allen Räumen angezeigt.
Die Nachricht ist als “Wichtig” getaggt.
Sofern gestattet, können die Teilnehmer eigenständig in die Hauptbesprechung zurückkehren.
Alternativ werden sie vom Organsiator verschoben, wenn der Raum/alle Räume geschlossen werden.
Es erscheint wieder ein 10 Sekunden Countdown.
Gut zu wissen
- Vor dem Öffnen und Schließen der Gruppenräume erhalten die Teilnehmer einen 10 Sekunden Countdown.
- Die Gruppenräume haben die gleichen Funktionen wie ein “normaler” Raum, Inahlte wie PowerPoint & Desktopübertragung können geteilt werden.
- Entscheiden Sie ob die Teilnehmer selbst zu den Räumen gelangen oder automatisch “verschoben” werden.
Nutzen Sie “weitere Optionen” -> “Einstellungen für die Räume”.
- Schließen Sie erst alle Räume, bevor Sie eine Besprechung beenden, sonst bleiben möglicherweise die Gruppenräume erhalten.