Funktionsadressen – Was ist das?

1. Funktionsadressen im Mailsystem

Ergänzend zu den eigenen persönlichen Mailadressen gibt es im System auch Adressen, die von dem Schema Vorname.Nachname@rahn.education bzw. Vorname.Nachname@teacher.rahn.education abweichen. Bei diesen Funktionsadressen werden drei unterschiedliche Arten unterscheiden.

Funktionsadressen als freigegebenes Postfach (Standardfall)

Die Funktionsadresse als freigegebenes Postfach ist die Variante mit dem größten Funktionsumfang. Auf eine freigegebene Adresse können mehrere Nutzer zeitgleich zugreifen. Werden Mails als gelesen oder mit einem Tag markiert, so sehen alle Nutzer diese Informationen. Nutzer können Mails auch mit dem freigegebenen Postfach versenden. Externe Personen sehen dann nur die Funktionsadresse als Absender. In Outlook wird die Funktionsadresse als zusätzliches Postfach angezeigt. 
Weitere Informationen zu Nutzung eines freigegeben Postfaches finden Sie hier: Funktionspostfach hinzufügen

Wenn Sie Mails, die an die Funktionsadresse gesendet wurden, auch im persönlichen Postfach empfangen möchten, können Sie in dem freigegebenen Postfach eine Weiterleitung an Ihre persönliche Mailadresse einrichten. Beachten Sie dabei aber, dass dadurch Mails mehrfach im System gespeichert werden und dadurch Postfächer möglicherweise überfüllt werden.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Weiterleitung einrichten

Funktionsadressen als Verteiler

Eine Funktionsadresse als Verteiler nimmt, Mails die an die Funktionsadresse gesendet werden entgegen und leitet sie an die Adressen in der Verteilerliste um. Die Mitglieder in der Verteilerliste erhalten die Mails im persönlichen Mailpostfach. Ein zusätzliches Postfach wird in Outlook nicht angezeigt. Das Versenden mit der Funktionsadresse ist bei dieser Variante nicht möglich.

Funktionsadressen als Alias

Eine Funktionsadresse als Alias verhält sich genauso wie eine Funktionsadresse als Verteiler. Es kann allerdings nur ein Nutzer als Empfänger angegeben werden. Auch hier ist das Versenden mit der Funktionsadresse nicht möglich.

2. Wechsel von Varianten für existierenden Funktionsadressen

Es ist möglich, die verwendete Variante für existierende Funktionsadressen zu wechseln. Dabei gibt es aber einige Dinge zu beachten. 

Wechsel von freigegebenen Postfach zu Verteiler oder Alias 

Die Mails die sich im freigegebenen Postfach befinden, müssen durch die Nutzer bei Bedarf eigenständig gesichert werden. Nutzer können die Mails beispielsweise in das persönliche Postfach kopieren. Nach dem Wechsel können Nutzer keine Mails mehr mit der Funktionsadresse versenden. 

Wechsel von Alias oder Verteiler zu freigegebenen Postfach

Beim Wechsel zu einem freigegebenen Postfach erhalten Nutzer in der Windows-App automatisch ein zusätzliches Postfach. Mails, die vor dem Wechsel an die Funktionsadresse gesendet wurden, sind in dem Postfach nicht zu finden. Erst ab dem Wechsel werden Mails in dieses gesonderte Postfach zugestellt. In der Web-App und in Outlook auf mobilen Endgeräten müssen Nutzer das Postfach eigenständig hinzufügen. Weitere Informationen und Anleitungen dazu finden Sie hier: Funktionspostfach hinzufügen